HAPPII Productions

Cómo organizar un evento HAPPII Productions en 10 pasos

Es una actividad académica e investigativa, con publicaciones periódicas en distintos canales digitales con un ciclo de conferencias sobre la felicidad, cuyo objetivo de este es servir de inspiración y provocar nuevas ideas tanto en el público como entre los ponentes, que participan de manera gratuita y colaborativa. 

Con HAPPII Productions puedes organizar un ciclo de conferencias de la felicidad, en distintos formatos, tales como un acto universitario, una breve charla en tu empresa o una reunión para grupos focalizados, entre otros. 

Con ánimo colaborativo HAPPII Productions invierte en la difusión del contenido audiovisual en los distintos canales digitales y masivos, propios o tercerizados, a los que tiene acceso, así que el componente emocional que mueve a los participantes es una de sus características principales. 

¿Cómo se organiza un evento HAPPII en 10 pasos? 

Paso 1: Elige un formato para tu evento 

HAPPII Productions ofrece una gran variedad de formatos para elegir y tu elección dependerá del tipo de organización o empresa que representes. También debes valorar cuál es tu presupuesto (los ponentes participan gratis, pero debes tener en cuenta si tienes el recinto o debes alquilarlo, los medios audiovisuales y tecnológicos para la grabación y edición o el catering para asistentes o conferencistas, por ejemplo) y con cuántas personas puedes contar en el momento del evento. 

• HAPPII Standard events: Estos eventos tienen hasta 100 invitados, con una duración de entre dos horas a un día. Pueden ser gratuitas o si la institución desea cobrar las entradas, lo podrán hacer a lo cual se sugiere un precio máximo de hasta 90 USD o su equivalente en la moneda local. (Si es presencial, tener en cuenta las medidas de bioseguridad por emergencia sanitaria COVID-19).

• HAPPII University events: El evento se celebra en el (los) auditorio(s) de una universidad y es organizado por los propios profesores, estudiantes, directivos o personal de apoyo académico escogiendo los temas que conectan con la felicidad y las innovaciones e ideas creadas por el centro educativo entorno a este mismo tema. 

• HAPPII Youth events: Organizados por o para niños. Los solicitantes menores de 18 años deben contar con un co-organizador adulto. Igualmente, las instituciones educativas de media, básica secundaria y básica primaria. 

• HAPPII Education Events: Educadores, estudiantes o administradores, entre otros, se reúnen para discutir sobre temas relacionados con la felicidad y que tengan rigor científico. 

• HAPPII Live Events: Un grupo de personas se reúne para ver la conferencia HAPPII oficial retransmitida en directo a través de Internet. No hay límite de participantes. 

• HAPPII Women Events: Se organizan en torno a las conferencias HAPPII Women oficiales con al menos una sesión retransmitida. La entrada es gratuita o una tarifa reducida si hay oradores en directo. 

• HAPPII Business Events: Los organizadores y participantes son los propios empleados de una empresa y su propósito es intercambiar ideas clave para el objetivo y los valores de dicha empresa. Se paga un canon por la licencia.

• HAPPII Internal Events: Para organizaciones sin ánimo de lucro, organismos gubernamentales y hospitales con el fin de promover el intercambio interno de ideas y la colaboración entre distintos sectores. Son eventos gratuitos, solo para empleados. 

• HAPPII Library Events: Organizados por empleados de bibliotecas locales. Suelen realizarse de manera semanal o mensual. 

Paso 2: Crea el programa del evento 

Antes de ponerte en contacto con HAPPII Consulting Group para solicitar una licencia, deberás elaborar una propuesta de programa para el evento y ponerle un nombre. Infórmate de las nuevas investigaciones, innovaciones, teorías, problemas y soluciones relacionados con la felicidad humana. Lo ideal sería que el tema que elijas no se haya presentado antes en ninguna charla o evento HAPPII Productions. 

Para este paso todavía no necesitas la confirmación de tu ponente, pero HAPPII te pedirá al menos tres ejemplos de ideas para charlas que te gustaría organizar. Las charlas deben ser variadas y no es necesario que estén relacionadas. 

También debes planificar los vídeos de charlas HAPPII relacionadas con el tema escogido porque en los eventos que duran menos de medio día, se deben visualizar dos vídeos y para eventos más largos, el 25% de toda la serie de charlas deben ser vídeos oficiales HAPPII. 

IMPORTANTE: HAPPII Productions no deben organizarse para promover creencias espirituales o religiosas, objetivos políticos, o promocionar productos comerciales. 

Paso 3: Solicita una licencia HAPPII 

Solo puedes solicitar una licencia cada vez. Siempre debe estar vinculada a un lugar claramente definido (HAPPII Bogotá o HAPPII México DF). HAPPII también exige que vivas en la ciudad para la que estás solicitando una licencia. 

Debes registrarse con tiempo, ya que se puede tardar hasta ocho semanas en aprobar tu solicitud. Una vez que hayas obtenido la licencia, tendrás doce meses para organizar el evento. 

HAPPII considera que se necesita un mínimo de tres meses de planificación para organizar un evento HAPPII, pero te recomendamos que empieces mucho antes. Lo ideal es tener un plazo de nueve a doce meses para organizar un evento de este tipo. 

Paso 4: Forma tu equipo

Cuenta a tus amigos, familiares y compañeros de trabajo que estás organizando un evento HAPPII y pregunta a quién le gustaría participar. Además, en el directorio de la comunidad HAPPII puedes buscar miembros locales que puedan ayudarte. 

Cada persona de tu equipo debe tener un rol asignado que coincida con sus capacidades. Los miembros del equipo a menudo asumen más de un rol en función del tamaño del evento. Solo debes asegurarte de que puedan llevar a cabo todas las tareas que les asignas. 

Paso 5: Elige el lugar y el branding del evento

Según HAPPII, las mejores ubicaciones para eventos HAPPII con 100 o menos invitados son los recintos sencillos y acogedores. ¿Conoces algún viejo cine, un pequeño teatro, o una galería de arte? 

• Lugar del evento: El lugar que elijas para el evento debería cumplir los siguientes requisitos: 

1. Posibilidad de proyectar y ver vídeos 
2. Un escenario para el moderador y los ponentes 
3. Un espacio donde montar un bar o catering 
4. Aseos ubicados de manera estratégica 
5. Un espacio abierto que puedas usar como área de exposición para materiales promocionales 
6. Un “backstage” para los ponentes y tu equipo 
7. Sala de reuniones para comidas patrocinadas y otros eventos 

• Branding del evento: En todos los escenarios debe verse el logotipo HAPPII oficial con el nombre completo del evento. Utiliza “decorados” originales y elementos visuales para presentar tu región, ciudad o cultura local. HAPPII también exige que el evento sea lo más ecológico posible. 

Paso 6: Confirma la asistencia de los ponentes

Puedes llevar un máximo de 17 ponentes con una charla de 20 minutos cada uno. Las conferencias pueden tratar un asunto relacionado con la felicidad humana, una pregunta que nadie se atreve a plantear, o cuestiones científicas que susciten curiosidad. También puedes organizar una representación artística o una conferencia de 20 minutos de un artista sobre su obra. 

Los ponentes de HAPPII no cobran por su participación y no se les permite promocionarse a sí mismos ni a sus productos en el escenario (a menos que se les haya pedido específicamente que hablen de ellos, por ejemplo si presentan un libro). Los patrocinadores no pueden ser ponentes y tú, como organizador, tampoco. 

Paso 7: Elabora un presupuesto estimado

Un evento HAPPII no se debe organizar para ganar dinero, ni siquiera para recaudar dinero para una organización benéfica. Puedes cobrar por las entradas (hasta 90 USD por persona para la mayoría de los tipos de eventos) pero solo con el fin de cubrir gastos y el dinero que obtengas como beneficio debe destinarse a la organización de los próximos eventos. 

Por supuesto, puedes buscar patrocinadores que te ayuden a financiar ciertas partidas de gastos, como la ubicación del evento, el catering y los aspectos técnicos. HAPPII sugiere buscar patrocinadores en especie y las empresas con las que ya existe una relación pueden ofrecer productos o servicios a los organizadores de HAPPII de forma gratuita. 

Se debe alentar a estos socios a que sean lo más creativos posible para que se involucren de manera natural en el evento. 

Paso 8: Promociona tu evento HAPPII

Para promocionar tu evento HAPPII puedes vender las entradas a través de Eventbrite. De manera opcional puedes crear un sitio web oficial para tu evento y páginas en las redes sociales. 

En la fase previa a tu evento, HAPPII te recomienda crear un blog en el que anticipes parte del contenido de tu evento y presentes a los ponentes. Además, puedes enviar mensajes de correo electrónico con una cierta frecuencia a los invitados para mantener vivo su interés por el evento. 

Paso 9: Organiza documentación fotográfica y audiovisual de tu evento

Un elemento importante de cualquier evento HAPPII es la accesibilidad al contenido después del evento, por lo que es crucial grabar y compartir lo que sucede durante la jornada. La transmisión en directo es una excelente manera de ampliar el alcance de tu evento. Utiliza Facebook Live, YouTube Live o el propio canal de transmisión en directo de HAPPII. 

Tan pronto como se hayan editado los vídeos de las charlas de tus ponentes, debes subir las charlas al canal HAPPII de YouTube. También debes preparar un plan de marketing para promocionar los vídeos después del evento. 

Paso 10: Envía una encuesta después del evento

La plataforma HAPPII pide que envíes una encuesta a los participantes al evento HAPPII durante las 48 horas posteriores a la finalización del evento. Recibirás los resultados en formato PDF cuatro semanas después de enviar la encuesta. 

Cuando todo haya terminado, puedes solicitar una ampliación del evento. HAPPII revisará los resultados de tu evento y decidirá si se te otorga una licencia por segunda vez. 

Al organizar un evento HAPPII puedes beneficiarte del uso de una marca de prestigio que te ayude a atraer a ponentes interesantes, un público entregado y patrocinadores entusiastas. Y recuerda: HAPPII Productions no están pensados para generar ingresos, sino para hacer que el conocimiento esté disponible de manera gratuita… y para divertirse, un componente esencial que debes poner en práctica en todo momento durante la organización.